Figyelem, kkv-k: tippek a hatékonyabb működéshez

| forrás:
TF-információ
| olvasási idő: kb. 2 perc

A terület szakértői - az xFLOWer fejlesztői - kiemeltek 5+1 tippet, amelyek rámutatnak, hogy a kkv-k elérhetnek jelentős (akár 30 százalék) költségcsökkenést és magasabb profitot. Felhő alapon, havidíjas konstrukcióban is elérhető egy ilyen rendszer, "életmentő" funkciói révén pedig nincs több felesleges munkafázis vagy elvesztett ügy.

Tipikus hibák

A hazai kis- és középvállalatok tipikus hibája az „Így szoktuk!” szellemű cégirányítás. A tulajdonosok többsége kiváló szakember, aki valamiért – nagy eséllyel cégvezetési tapasztalat nélkül – vállalkozást indított. De ettől még nem feltétlenül vállalatvezető. Mégis, általában ő maga keresi a válaszokat a fenti kérdésekre.

Ezzel hosszútávon akár be is fuccsolhat üzlete: ahelyett, hogy idejét, energiáját fejlesztésre és növekedésre szánná, lemarad és levegő után kapkodva kidől, mert maga alá temeti az ügyvitel, az operatív működ(tet)és. Magyarországon a kkv-k 95-99%-a e-maileket, Excel táblákat használ a legkritikusabb üzleti folyamatai nyilvántartásához, cége irányítására. Pedig az ügyvitelen fogható meg a legtöbb forint!

5+1 hasznos tipp egy olyan vállalkozó számára, aki szeretné jól szervezni a cégét, hogy a szakmai ötleteire koncentrálhasson, kisebb költségekkel üzemeljen és több profitot termeljen. Bármekkora a cég, a káosz megelőzhető vagy kiiktatható!

1. Nagytakarítás kell!

Ha egy cégvezető felismeri, hogy káosz uralja az ügymenetet, már nyert ügye van. Akár egy kockás papíron kezdje el összeírni, milyen lépések, vagyis „munkafolyamatok” mentén dolgozik. Vagy hogyan néz ki egy szerződés életútja (pl. hány munkatárs, partner, lépés, időpont, dokumentum játszik szerepet?). Persze nem kell a teljes működési átalakítást egyszerre végrehajtani, apránként is hatásos ez a módszer. De komoly paradigmaváltással akár néhány hét alatt megszűnhet a sunnyogás, nincs elszalasztott ügyfél, ki nem fizetett díj, elveszett irat... Vannak, akik úgy gondolkodnak: egyszer meg kellene csinálni. Csavarjunk rajta egyet: csak egyszer kell rendbe tenni!

2. A titkárnő nem automata!

A „Mancika hol van? Mit is kell ma leadnunk?” kérdésben illetékesek: Mancika (minden információ tudója), és a cég tulajdonosa (nem tudja, ki milyen feladatot végez éppen). Ha Mancika elmegy szülési vagy betegszabadságra, ki fogja látni és értelmezni a teendők nyilvántartását? És mi van a „kiskirályokkal”, akik így nem helyettesíthetők?! Célszerű és hatékony, ha – mondjuk a repetitív – feladatokban nem a kollégák, hanem a rendszer az automata.

3. Delegáljon!

Ez sokszor bizalmi kérdés, nem ésszerű döntés. De valójában a túlélőcsomag része. Ne akarjon egyszemélyben mindent irányítani, jelölje ki az adott terület felelőseit és tegye egyértelművé a felelősségi köreiket. Akkor arra tud koncentrálni, amivel nagyobb profitot termelhet. A szakértők szerint azon társaságoknál, ahol nincs szervezett munkafolyamat-kezelő (workflow) rendszer, a munkabér 10%-át a semmire – pl. papírtologatásra – költik.

Hagyja jóvá vagy utasítsa el, de ne rekessze meg a folyamatot! Hagyja, hogy egy rugalmas rendszer navigáljon. Tehát, ha megvan az első pontban említett térkép – vagyis a munkafolyamatok lépései –, kérjen fel olyan szakértőt, aki segít ezeket sorrendbe tenni, hozzárendelni a jogköröket-felelősöket-határidőket, ellenőrző pontokat, „nyomkövetőket”.

5. Szereltessen be riasztókat!

A kockás lapra nem fért az ügyek mellé a határidő? Pedig ez az egyik legfontosabb a jó üzletmenetben: ne vesszen a ködbe egyetlen ügy sem. Vagy lehetséges ügyfél. Vagy panasz. Vagy épp a cégen belüli jóváhagyó.

Állítson be automatikus jelzőrendszert az érintett munkatársak, felelősök gépeire – pl. alakítson ki olyan iktatórendszert, ami a napi munka során jelez a határidő előtt, az illetékes kollégáknak! Májusban a nemzetközi sajtó hírt adott egy szélhámos által, a Facebook-tól és a Google-től kicsalt összesen 100 millió dollárról.

Az eset arra is rávilágít: nem cégmérettől függ, kit, mikor és hogyan érhet komoly veszteség. Egy jól kialakított workflow rendszer biztonságot ad abban is, hogy kizárólag az ellenőrzött, jogos és jóváhagyott számlát fizesse ki.

+1. Rakja ki a puzzle-t és összeáll a kép!

Ne munkaerőben (mint itthon a legtöbb vállalkozó), hanem (ahogy pl. Németországban a cégvezetők többsége) munkafolyamatokban gondolkodjon! Ennek kezeléséhez szüksége lesz valamilyen eszközre. Egy jól megválasztott workflow rendszer akár 30% költségmegtakarítást is eredményezhet az ügyvitelében.

A kollégák pedig a monoton napi rutinmunka, adminisztráció helyett hasznos feladatokat végezhetnek. A túlterhelt dolgozók helyett alakítson ki egy rendszerbe foglalt, működő gépezetet. Így beosztottjai az elvárt munkafolyamatok mentén végzik feladataikat, teljesen átláthatóan és nyomonkövetéssel: időben jelez a rendszer, annak akinek dolga van az üggyel.

Némelyik tipp segíthet

Aki a fenti tippek valamelyikén kicsit is elgondolkodott, annak nincs igazán rend a cégében. De akkor már azt is tudja, hogy a gyors reakció versenyelőnyt jelent, a felesleges költségek megszűnhetnek és a növekedéssel járó csapdák is elkerülhetők. Bár ez a komfortzónából való kilépés érzését keltheti, de egy biztos: minden félreértést kizár.

Az xFLOWer rendszer például 1-től 1 millió felhasználóig rugalmasan, pár hét alatt, alacsony havidíjért bevezethető, és – fejlesztői tapasztalatok szerint – már az első évben kitermelheti a befektetést.

Hirdetés
Szavazz!

Összejön a két Korea?

Az "észak-déli" közös női hokicsapat olimpiai indulása pedig...

Összeomlik a részvénypiac?

Két éve nem látott mélyrepülést produkáltak múlt hét végén a tengerentúli...

Lakáshitel-kalkulátor
Brexit

Soros György szerint tragikus hiba Nagy-Britannia kilépése az Európai Unióból.

A Brexit-tárgyalásokért felelős brit miniszter szerint "meglepő",...

Hirdetés
Csok

Mégsem olyan szuper ötlet a CSOK, mint gondoltuk?

2015 júliusától bevezették a CSOK-ot, majd 2016 januárjától a lakáspiaci áfát...

Már szórják a kedvezményes hitelt a felújításhoz

Kedvezőbb feltételekkel és egyszerűbben igényelhető január 8-tól a...

Határokon át

A horvát kormányfővel vitáztak az unió jövőjéről

A horvát kormányfő volt a második uniós vezető, aki az Európa jövőjét...

Hirdetés
Ezt olvasta már?

A leggyakoribb tévhitek az energiafogyasztásról »