Az e-mailek mennyisége miatt hajlamosak lehetünk kínos hibákat ejteni, aminek aztán súlyos következményei lehetnek. A Business Insider összegyűjtötte cikkében a legalapvetőbb szabályokat, amiket feltétlen tudnod kell!

1. Egyértelmű és közvetlen tárgy

A jól kitöltött tárgy mezőben például ez szerepelhet: „A találkozó időpontja megváltozott”, vagy „Gyors kérdés a prezentációdról”, esetleg „Javaslatok az előterjesztéshez”.

Az emberek sokszor döntenek az e-mail elolvasása mellett a tárgy alapján – mondta a szakértő. Olyan tárgyat kell választani, ami egyértelműen jelzi szándékainkat.

2. Professzionális e-mail cím

„Ha egy cégnek dolgozol, akkor használd a cégnél kapott e-mail címedet. Ha viszont a sajátod választod – akár önálló vállalkozóként, vagy csak munkával kapcsolatos válaszokra – légy óvatos” – figyelmeztet a szakértő.

[extracode type=”ad” id=”in_post_trendextra” data=”81″]

Mindig olyan e-mail címet érdemes választani, ami a nevedre utal, így a címzett tisztában lesz vele, hogy pontosan ki küldi az üzenetet. Soha ne használj olyanokat, amik nem megfelelőek egy munkahelyen, például középiskolából visszamaradt becenevek, mint a cicamica és társai.

3. Gondold meg a Válasz mindenkinek lenyomását

Senki sem akar e-mailek tömkelegével foglalkozni olyan témában, aminek semmi köze hozzá. Figyelmen kívül hagyni az üzeneteket nehéz lehet, mivel rengetegen már az okostelefonjukra is szinkronizálják, vagy előugró ablakok jelzik a számítógépen azok érkezését. Tartózkodj a Válasz mindenkinek gomb lenyomásától, hacsak tényleg úgy nem érzed, hogy az üzeneted mindenkinek szól.

4. Legyen benne az aláírásod

Ha szeretnél magadról több információt megosztani, akkor nem árthat egy blokk beszúrása, amiben benne van a teljes neved, a beosztásod, a céged neve és az elérhetőségeid a telefonszámoddal. Azért vigyázz, hogy ne ess túlzásokba kis ábrákkal vagy idézetekkel. Fontos, hogy ugyanazt a betűtípust, méretet és színt használd, amit az e-mailhez is.

5. Használj professzionális üdvözlést

Ne használj fesztelen köznyelvi kifejezéseket, mint a „Hali skacok”, vagy a „Cső”.

„A saját beszédstílusunknak nem szabad befolyásolnia az e-mailben lévő üdvözlést” – mondta a szakértő. A „Hali” például egy elég informális üdvözlés, aminek nincs helye egy munkahelyi e-mailben. És a „Hé”-t se használjuk! Helyette írhatunk olyanokat, hogy Szia, Szervusz, Tisztelt és a többi.

Az sem feltétlenül jó, ha a levelezőpartnerünk nevét lerövidítjük (József-Józsi), hacsak biztosak nem vagyunk abban teljesen, hogy úgy használja.

6. Csínján bánj a felkiáltójellel!

Ha mégis úgy döntesz, hogy használod, akkor csakis valami izgalmat fejezz ki vele! „Az emberek néha elragadtatják magukat, és a mondatok végén indokolatlanul használják a felkiáltójelet. Emiatt az ember túlságosan érzelmesnek vagy éretlennek tűnhet” – figyelmeztet a szakértő. A felkiáltójellel takarékosan kell bánni.

7. Légy óvatos a humorral

A humor könnyedén balul sülhet el mimika vagy hangsúly nélkül. Jobb kihagyni a humort az e-mailekből, hacsak nem ismered jól a címzettet. Az is megeshet, hogy ami neked vicces, lehet, hogy másnak nem az.

A szakértő szerint, ami élőben vicces, lehet, hogy írásban rosszul veszi ki magát. Ha kétségeid vannak, inkább hagyd ki a poént.

8. A kultúrából fakadó különbségek

A félreértések könnyen előfordulhatnak a kulturális különbségek miatt is, különösen írásban, amikor nem látjuk egymás testbeszédét.

Egy jó szabály, amit nem árt észben tartani a szakértő szerint a más kultúrákkal kapcsolatban (japán, kínai, arab): meg akarnak ismerni, mielőtt üzletelni kezdenek veled. Ezért előfordulhat, hogy írásban sokkal személyesebbek, mint mások. Másrészt más kultúrákban (német, amerikai, skandináv) az emberek szeretnek hamar rátérni a tárgyra.

9. Válaszolj az üzenetre, még ha nem is neked szólt

Nehéz mindegyik e-mailre válaszolni, de azért próbáld meg! Ez azokra az üzenetekre is vonatkozik, amiket véletlenül küldtek neked, főleg, ha a feladó választ vár. A válasz nem szükséges, de nem árt, főleg, ha a küldő ugyanannál a cégnél vagy területen dolgozik.

[extracode type=”ad” id=”in_post”]

10. Lektorálj minden üzenetet

A hibáid nem maradnak észrevétlenek a címzettek előtt. És címzettől függően emiatt meg is ítélhetnek.

Ne hagyatkozz a helyesírás ellenőrzőre! Olvasd el többször is az üzenetet, akár hangosan is, mielőtt elküldöd.

11. Utoljára az e-mail címet add hozzá

„Nem akarod véletlen elküldeni az üzeneted, mielőtt befejezted volna teljesen?” – figyelmeztet a szakértő. „Még akkor is, ha válaszolsz egy e-mailre, jó óvintézkedés, ha kitörlöd a címzettet és mikor teljesen biztos vagy, hogy kész az üzenet, akkor írod csak be újra”.

12. Kétszer is ellenőrizd, hogy jó-e a címzett

Nagyon figyelj, mikor gépeled a címzett nevét. Könnyű félrenyomni, és rossz nevet kiválasztani, ami később kínos szituációkat okozhat, nem csak neked, hanem a címzettnek is.

13. Válassz klasszikus betűtípust

A lila Comic Sans betűtípusnak megvan a helye és ideje, azonban az üzleti levelezéshez a betűtípust, a méretet és a színt klasszikusra állítsd be. Az aranyszabály: másoknak is legyen egyszerű elolvasni az üzeneteidet.

Általában az a legjobb, ha a betűméret 10-12-es, a font pedig Arial, Calibri vagy Times New Roman. Ha a színt nézzük, a fekete a legjobb választás.

14. Figyelj a hangsúlyra!

Csak úgy, mint a vicceket, a hangsúlyt is könnyű félreérteni a kontextus nélkül, amit a vokális jelekből és arckifejezésekből rakunk össze. Ezért könnyen összefüggéstelennek tűnhet a mondandód.

A félreértések elkerülése végett a szakértő azt javasolja, hogy olvassuk fel hangosan az üzenetünket, mielőtt elküldenénk. „Ha keményen hangzik, akkor az olvasó is durvának fogja gondolni.”

A legjobb eredményért kerüljük el az egyértelműen negatív szavakat, mint a hiba,  rossz, vagy az elhanyagolt, és mindig használjuk a kérem és a köszönöm szavakat!

15. Semmi sem bizalmas – írj e szerint

Sosem szabad elfelejteni, hogy minden elektronikus üzenet nyomot hagy. Feltételezzük azt, hogy mások is látják, amit írtunk, szóval ne írj le olyat, amit nem akarsz, hogy mindenki lásson. Végtére is az e-mailt veszélyesen egyszerű továbbítani, így jobb félni, mint megijedni!