Már kutatások is bizonyítják, hogy ha asztalunkon vagy polcainkon folyamatosan káosz van, az csökkenti a munkakedvünket és a hatékonyságunkat. A Brother által megkérdezett munkavállalók majdnem fele úgy véli, hogy a rendszerezett környezet segíti a kreatív és produktív gondolkodást.

Emellett a válaszadók mintegy harmada azt mondta, hogy a karrierjük során elért sikerekben nagy szerepet játszott az átlátható, letisztult munkakörnyezet.

A Psychological Science folyóiratban megjelent tanulmány pedig megállapította, hogy azok, akik egy rendezett irodában töltik munkaidejüket, egészségesebb étkezési szokásokat tudnak fenntartani.

Most pedig jöjjenek a rendszerezés nagymestereinek tippjei, amelyekkel maximalizálni tudjuk munkakedvünket és az eredményességünket!

Üres asztal, teli fej

“Első lépésként mindent, de tényleg mindent tüntessünk el az asztalunkról, ezt követően pedig csak a munkánkhoz létfontosságú dolgokat tegyük vissza” – mondja Jacquie Denny, a Everything But The House társalapítója. 

Minden másnak próbáljunk meg a polcokon helyet találni, ha pedig több tucatnyi dokumentummal kell dolgoznunk egyidőben, azt is próbáljuk meg rendszerezetten csinálni.

“Haladjunk mindig balról jobbra, ahogyan olvasunk is. A szükséges dokumentumokat tegyük íróasztalunk bal oldalára, középen dolgozzunk velük, ha pedig végeztünk – például az egyes formanyomtatványok aláírásával, pecsételésével -, akkor rendezzük őket a jobb oldalra” – tanácsolja a szakértő.

[extracode type=”ad” id=”in_post”]

A szemétnek a szemetesben a helye

Egy irodában a hónapokig őrizgetett papírhegyektől könnyen válik egy átláthatatlan káosz. Arra azonban nehéz tanácsot adni, hogy egy dolgozó mennyi ideig tartogassa a korábbi feladataihoz szükséges dokumentumokat.

“Mindenki munkája más, így nyilván mindenki egyénileg tudja meghatározni, hogy melyik dokumentumra meddig van szüksége, de a körénk ragasztgatott jegyzetlapokat, illetve azokat a dokumentumokat, amiket már számítógépünken is rögzítettünk, biztosan felesleges a projekt zárultával is megőrizni” – monjda Felice Cohen.

A szakértő szerint ezek legyenek az elsők, amiktől megválunk.

A dolgok 90 százaléka felesleges

Cohen szentül hiszi, hogy a munkavégzéshez 3 dolgogra van szükségünk: a számítógépünkre, a telefonunkra és az e-mail fiókunkra.

A szakértő szerint mindössze ennyi kell ahhoz, hogy szemmel tudjuk tartani a már elvégzett feladatokat és a még ránk váró munkát, valamint képesek legyünk megtervezni és ütemezni a napi vagy heti teendőinket.

“Minden más felesleges. Ha mégis szeretnénk kicsit személyesebbé tenni az irodánkat például fotókkal, idézetekkel vagy rajzokkal, azokat inkább egy faliújságra tűzzük ki, így nem foglalják a helyet az asztalunkon vagy a polcunkon” – mondja Felice Cohen.

Hozzátette, amit csak lehet, digitalizáljunk, a néha szükséges, de apróbb dolgok – például a tűzőgép, a jegyzettömb, a lyukasztó és a mappák – tárolására pedig nevezzünk ki néhány fiókot. Így kéznél lesznek, nem pedig útban.

A fenntarthatóság a kulcs

Azonban nem az az igazi varázslat, ha egyszer rendet rakunk, hanem az, ha ezt hosszú távon fenn is tudjuk tartani. 

Cohen szerint például érdemes minden napunkat egy gyors rendrakással zárni, így megelőzzük, hogy másnap azonnal el menjen a kedvünk a munkától, amint rápillantunk az íróasztalunkra.