Legyünk észnél a GDPR kapcsán

| forrás:
TF-információ
| olvasási idő: kb. 2 perc

Nagyjából két hónapja maradt felkészülni a magyar vállalkozásoknak a GDPR-ra. Az új rendelkezéseknek nem könnyű megfelelni, de a digitális dokumentumkezelés sokat segíthet mindebben. Különösen a sok személyes adatot kezelő szakmák kerülhetnek bajba. Így érdemes lépnie például a jogászoknak, a könyvelőknek vagy a HR cégeknek is, hiszen a GDPR komoly büntetési tételeket helyez kilátásba a szabályokat be nem tartó szervezetek számára.

Lejárt a megőrzési kötelezettség? Azonnal törölni kell!

Fontos, hogy a jogszabályokból adódó megőrzési kötelezettség lejárata, a személyes adatokat tartalmazó dokumentumok esetén egyben a törlési kötelezettség időpontja is. Azaz, ha lejárt a megőrzési kötelezettség – és nincs ezt felülíró megállapodás –, a megőrzést a GDPR alapján nem folytathatja tovább a szervezet, a dokumentumot törölni kell.  

“Az elektronikus archiváló rendszerek kiküszöbölhetik az “elfelejtett” dokumentumok miatti szabálysértéseket, amelyeket mostantól a hatóság már pénzbüntetéssel is szankcionálhat. Az archiválás időpontjában beállítható a törlési-figyelmeztetés akár évekre előre is.” – mondta el Varga Viktor adatbiztonsággal foglalkozó szakember, az e-aláírás- és hitelesítési specialista a NETLOCK üzemeltetési szakembere.

Varga Viktor hozzátette, az elektronikus archiválást végző vállalatok száma jelenleg elhanyagolható hazánkban, miközben a GDPR miatt is érdemes lenne előbbre lépni a digitális evolúcióban és minimalizálni a papíron zajló folyamatokat. A digitalizálással feleslegessé válik az irattárak fenntartása, csökkenthetőek a költségek és javítható a munka hatékonysága is.

A szkennelés nem egyenlő a joghiteles digitalizálással!

Tévhit, hogy egy dokumentum beszkennelése azt is jelenti, hogy archiváltuk is, azaz létrehoztunk egy jogilag is az eredetivel egyenértékű dokumentumot. Ehhez szükség van a dokumentumok ún. hiteles e-konverziójára. 

“Ahhoz, hogy egy vállalat maga végezze az archiválást, és jogilag elfogadottan digitalizálja a papírdokumentumokat, először is speciális szoftvert kell vásárolnia, és szüksége van e-aláírás- és időbélyeg-szolgáltatásra. Ugyanígy biztosítania kell az e-archivált dokumentumok védett tárolását is. Ez jellemzően többe kerül saját erőből, mintha egy erre szakosodott bizalmi szolgáltatóval végeztetné el ezt a cég. Az e-archiválás szolgáltatásként megvásárolható, előfizethető. Ez esetben nincs szükség nagy összegű kezdő beruházásra, nem kell törődni a rendszer-üzemeltetéssel, szoftverfrissítéssel, a védelmi eszközök frissen tartásával, vagy az időbélyegző, e-aláíró szolgáltatások integrálásával. Mindezért a megbízott bizalmi szolgáltató felel.” – foglalja össze Varga Viktor.

5 ok az elektronikus archiválásra a GDPR szempontjából

1.      Joghiteles, papírmentes tárolást tesz lehetővé. A digitalizálás után az eredeti papír dokumentumok megsemmisíthetőek.
2.      Kiküszöböli az “elfelejtett” dokumentumokból adódó szabálysértéseket. Például a rendszer automatikusan törli a dokumentumot az előírásoknak megfelelően akkor, amikor kell. Az archiválás során megadható a lejárati dátum, amikor fájl automatikusan törlésre kerül.
3.      A dokumentumokhoz való hozzáférés egyszerűen korlátozható a digitális könyvtárban.
4.      Biztonságot ad és egyszerű kereshetőséget tesz lehetővé.
5.      Visszaélés vagy visszaélési kísérlet esetén lényegesen könnyebb az eseteket rekonstruálni egy hivatalos eljárásban.

Hirdetés
Lakáshitel-kalkulátor
Hirdetés
Ezt olvasta már?

Az Opten szerint erős évet zárt az építőipar »

4IG 630 (-2,93 ) AKKO Invest 450 (5,63 ) ALTEO 870 (-1,58 ) ANY 1385 (-0,36 ) APPENINN 357 (0,28 ) BIF 313 (-0,32 ) CIGPANNONIA 175 (-2,23 ) CSEPEL 514 (2,39 ) CyBERG 1700 (-2,86 ) Duna House A 3850 (0,26 ) EHEP 7800 (-8,24 ) ELMU 33600 (-1,18 ) ENEFI 377 (-0,53 ) ESTMEDIA 130 (-2,26 ) FUTURAQUA 104 (-1,89 ) GSPARK 4980 (-0,40 ) KPACK 17700 (-11,50 ) KULCSSOFT 2900 (-2,03 ) MASTERPLAST 756 (1,07 ) MOL 2668 (0,23 ) MTELEKOM 458 (0,22 ) NORDTELEKOM 50 (-3,76 ) NUTEX 43 (-0,93 ) OPUS 288 (-1,17 ) ORMESTER 10900 (-3,54 ) OTP 14300 (-1,17 ) OTT1 232 (0,43 ) RABA 1140 (0,44 ) RICHTER 6530 (-0,46 ) SET Group 89 (-2,62 ) TAKAREK 500 (-1,19 ) WABERERS 1080 (0,47 )