A jogászokkal is kibabrálhat a GDPR

| forrás:
TF-információ
| olvasási idő: kb. 2 perc

A tavaly életbelépett ügyvédi törvény számos változása előnyös lehetőségeket kínál például a papír alapú dokumentumok digitalizálására, azonban mindez új kötelezettségekkel is jár például az iratkezelés és az IT biztonság területén is.

Új módszerekre van szükség

“Az ügyvédi törvény szerint szabályozottabb lesz a dokumentumok megőrzési kötelezettsége, amit ráadásul már a GDPR-nek megfelelően kell végeznie a jogászoknak. Kevésbé ismert, hogy amennyiben egy vállalat jogtanácsost alkalmaz, akkor a megbízó cégnek kell biztosítania a dokumentumok megfelelő módon történő kezelését, archiválását.

Azonban nem csupán a jogászoknak, hanem tulajdonképpen minden szervezetnek érdemes átgondolnia a dokumentumkezelés jövőbeni rendjét. Ha biztosra akarnak menni, érdemes megfontolni az e-archiválás bevezetését. ” – mondta el Varga Viktor az e-aláírás- és hitelesítési specialista a NETLOCK Kft. adatbiztonsággal foglalkozó szakember.

A vállalat tapasztalatai azt mutatják, hogy a dokumentumok megőrzésével és digitálisan kezelt adatok biztonságával kapcsolatban komoly kihívásokkal néz szembe a jogi szakma

„Papíron” nehezebb lesz megfelelni

A irat- és dokumentumkezelés szabályozásának szempontjából fontos, hogy a törvény alapvetően kétféle dokumentumot különböztet meg. A nem selejtezhető dokumentumok esetén a megőrzés korlátlan ideig szükséges, ekkor a hosszú távú elektronikus archiválás a legbiztosabb megoldás. 

Egyéb papíralapú dokumentumügyvéd vagy kamarai jogtanácsos általi digitalizálása esetén– az eredeti papírdokumentumot 5 évig, a digitálisan archivált dokumentumot 10 évig kell tárolni. Fontos, hogy a jogszabályokból adódó megőrzési idő lejárata, személyes adatokat tartalmazó dokumentumok esetében egyben a törlési kötelezettség időpontja is, és ha nincs ellenkező megállapodás, a megőrzés a GDPR alapján nem folytatható tovább, mert nincs rá jogalap.

A papírdokumentumok esetén lényegesen körülményesebben tudnak majd az érintettek megfelelni mindennek. A digitális dokumentumok szabályszerű kezelése, titkosítása, megőrzése, megsemmisítése vagy a hozzáférők körének korlátozása lényegesen egyszerűbb feladat, mint a papíron tároltaké. A elektronikus archiválás pedig sokat segíthet mindebben.

Hosszú távon az e-archiválás lehet a legolcsóbb és legbiztosabb megoldás

A NETLOCK tapasztalatai azt mutatják, hogy a jogi szektorban az elektronikus archiválást végzők száma elhanyagolható.

“Ahhoz, hogy valaki maga végezze a digitalizálást és megőrzést, célszoftvert kell vásárolnia, és szüksége van időbélyeg-szolgáltatásra is. Másik megoldásként az egész probléma egyszerűen rábízható egy erre szakosodott szolgáltatóra az elektronikus archiválás szolgáltatásként történő igénybevételével. Úgy látjuk, a jogi szakma szűk elitje lépett csak a digitális evolúcióban, és terelte át a papíron zajló folyamait a digitális világba. Éppen ezért a következő időszakban erős növekedést várunk ezen a területen” – tette hozzá a szakember.

A hitelesmásolat-készítéssel a papíralapú dokumentumok megsemmisíthetőek, nem szükséges az irattárak fenntartása. Ez igaz a korábban készült dokumentumokra is. Mindezzel nem csupán jelentős költségcsökkenés érhető el a tárolási és nyomtatási költségek leszorításával, de gyorsulhat a munka is, hiszen minden dokumentum elérhető, visszakereshető lesz pár kattintással.

5 GDPR-tipp az alapvető IT-védelem biztosítására

NETLOCK szakembere szerint a jogszabályokból kiolvasható, hogy az előírásoknak való megfeleléshez az IT biztonság terén is megéri most lépni. Bár egységes útmutató nem adható, de műszaki oldalról legalább a következőre érdemes lehet figyelni:

1. Friss operációs rendszer: a Windows XP már nem frissül automatikusan, adatvédelmi szempontból használata már aggályos lehet, legalább Windows 7 vagy annál frissebb rendszer javasolt.

2. Rendszeresen frissített víruskereső: ez biztosíthatja az alapvető adatvédelmet.

3. Merevlemez titkosítása: az irodai gépeket, laptopokat is érdemes ellátni merevlemez titkosítással, így ha egy esetleges betöréskor ellopnák a számítógépeket, megelőzhető, de legalábbis az esélye jelentősen csökkenthető egy adatvédelmi incidensnek.

4. PIN-kódos pendrive használata: a hordozható adattárolók esetén azok nyilvántartása és a titkosításuk is fontos. Ma már könnyen beszerezhetőek titkosított, jelszóval védett pendrive-ok is.

5. Rendszeres adatmentés: fontos, hogy a kezelt adatokról rendszeresen másolat készüljön. Ezeket a mentéseket titkosított adathordozón kell tárolni, és az adathordozót elzárni. Az adatmentésre ma már számos kitűnő és biztonságos szolgáltatás létezik, amelyek segítségével akár automatikusan, távoli szerverek használatával készül mentés a céges adatokról.

Hirdetés
Kereskedés

A day trading, azaz napi kereskedés során a kereskedő napon belül vásárol és...

Szavazz!

Megfizethetetlen lesz Budapest?

Egymilliós négyzetméterárat prognosztizál a budapesti belváros lakáspiacán...

Megszenvedjük az olasz válságot?

Kudarcba fulladtak az olasz kormányalakítási kísérletek, szakértői kormány...

Lakáshitel-kalkulátor
Brexit

A brit kormány várakozása szerint októberre meglesz a teljes körű...

A brit kormány "korlátozott ideig" még tartaná magát az Európai Unió...

Hirdetés
Csok

Csok: nem mindenhol nagy segítség

Megyénként és városonként hatalmas szórás: van, ahol a CSOK az ingatlan...

Kelet-Magyarországon fénykorát éli a CSOK

Budapesten a legkisebb a kedvezményt használók aránya.

Határokon át

Közel egymillió bevándorló kapott uniós állampolgárságot

Az új állampolgárok 88 százaléka az Unión kívülről érkezett.

Hirdetés
Ezt olvasta már?

Harc a piros talpú magas sarkú cipőért »

4IG 3500 (-1,69 ) ALTEO 680 (-2,16 ) ALTERA 795 (0,63 ) ANY 1410 (0,71 ) APPENINN 605 (-1,31 ) CIGPANNONIA 424 (0,95 ) CSEPEL 968 (2,98 ) Duna House A 4040 (1,51 ) EMASZ 25400 (0,79 ) ENEFI 192 (-1,54 ) ESTMEDIA 121 (1,68 ) FHB 571 (-2,39 ) FORRAS/OE 1080 (-2,70 ) FORRAS/T 1400 (7,69 ) FUTURAQUA 55 (-6,14 ) GSPARK 3400 (3,34 ) KONZUM 3190 (0,31 ) KULCSSOFT 1230 (1,65 ) MOL 2606 (0,46 ) MTELEKOM 414 (0,73 ) NORDTELEKOM 44 (1,40 ) NUTEX 40 (-6,98 ) OPUS 703 (-0,28 ) OTP 9850 (2,60 ) OTT1 286 (-0,35 ) PANNERGY 686 (0,88 ) PLOTINUS 5900 (-0,84 ) RABA 1365 (-1,44 ) RICHTER 5215 (0,19 ) SET Group 253 (1,20 )