Hogyan legyünk igazán hatékonyak? Mutatjuk a tippeket

| szerző: | olvasási idő: kb. 3 perc

Előfordult már, hogy csak ültünk az irodában a munkaidőnk végén, és az járt a fejünkben, hogy már megint nem haladtunk semmivel? Volt már olyan, hogy azon gondolkodtunk, mire ment el az időnk? Vagy hogy akármennyire is próbáltunk keményen dolgozni - akár több projekten is párhuzamosan -, mégsem láttuk az eredményét? Először is sóhajtsunk egy nagyot: nem vagyunk egyedül, mindenkivel megesik néha. A kérdés csak az, hogy vajon az időbeosztásunkkal vagy a hozzáállásunkkal és az énképünkkel van probléma? Cikksorozatunk 15. részében a hatékony munka titkát keressük.

Sorozatunk előző részében az otthoni munkavégzés előnyeivel és hátrányaival foglalkoztunk, valamint megnéztük, hogy mi kell ahhoz, hogy az otthoni környezetben is hatékonyan tudjunk haladni a munkánkkal. 

Érthető, ha a mindennapjaink színterén, a saját lakásunkban könnyen elterelődik a figyelmünk a munkáról, de sokan küzdenek a dekoncentráltságtól még irodai környezetben is. Ha úgy érezzük, nem vagyunk elég hatékonyak, érdemes átgondolni, hogy mi állhat ennek hátterében.

Tanulj a tőzsdén kereskedni 21 nap alatt! Kérd az INGYENES videóidat még ma! (A kereskedés kockázatos.) (x)

Nem azt csináljuk, amit szeretnénk?

Tegyük a szívünkre a kezünket és kérdezzük meg magunktól: “Szeretem a munkámat? Ez az, ami csinálni szeretnék?” Amennyiben nemleges választ adunk, az minden bizonnyal megnehezíti a dolgunkat, ha a produktivitásról van szó.

Hogy miért? A válasz egyszerű: ha egy számunkra kevésbé kedvelt területen is azt várjuk magunktól, hogy 100 százalékon teljesítsünk, az rövid időn belül elveheti a motivációnkat és a munkakedvünket.

Hogy mit lehet tenni? Nyilván nem mindig van olyan szerencsés helyzetben az ember, hogy azt csinálhatja, amit szeret. Így ha épp küzdünk az elemek ellen a jelenlegi munkahelyünkön, próbáljunk meg kitűzni egy konkrét tervet, ami motiválhat minket abban, hogy jobbak legyünk!

Például fél év múlva megpályázunk egy előléptetést, új ügyfeleket szerzünk a cégnek, esetleg egy nagyobb felelősséggel járó projektet vennénk át - a lényeg, hogy olyan célt válasszunk, amit valóban szeretnénk elérni, és ügyeljünk arra is, hogy ne legyen se túl könnyű, se túl nehéz átugrani majd a magunknak feltett lécet.

Túlvállaljuk magunkat?

Mi van akkor, ha imádjuk a munkánkat, mégis sokszor úgy állunk fel a székünkből, hogy ma sem jutottunk 1-ről a 2-re? Ilyenkor érdemes őszintén átgondolni, hogy nem vállalunk-e túl sok feladatot egyszerre. 

Ha gyakran keveredünk bele a multitaskingba, tehát akár teljesen különálló dolgokat is hajlamosak vagyunk párhuzamosan csinálni, akkor nem csoda, ha telítődik az agyunk, és ezáltal nem teljesít úgy, ahogy elvárjuk tőle.

Mit tehetünk ilyenkor? Próbáljuk megtalálni azt a feladatmennyiséget, amivel még boldogulunk egy munkanapon belül, ezeket viszont igyekezzünk minél előbb teljesíteni! Ha csak halasztgatjuk a fontos teendőket, könnyen azon kaphatjuk magunkat, hogy minden összetorlódott egy bizonyos határidő előtti napra, és a végén már csak kapkodunk és összecsapjuk az egészet. Ez pedig folyamatos kudarcokhoz, önmagunkban való csalódáshoz és egy erős frusztrációhoz vezethet, ami könnyen megöli a munkakedvet.

Adjunk tehát elég időt magunknak 1-1 feladathoz, hogy annak eredményével és minőségével mi magunk is elégedettek lehessünk!

Csak sodródunk az árral?

Az is előfordulhat, hogy minden új feladatot próbálunk azonnal elvégezni, miközben körbevesszünk magunkat több hete teljesítésre váró kihívásokkal. Ez is könnyen túlterheltséghez, kimerültséghez és folyamatos frusztráltsághoz vezethet.

Ha eddig nem “to do list” szerint dolgoztunk, érdemes lehet kipróbálni. Írjunk listát minden munkanapunkra, amelyen az adott napon elvégzendő feladatokat tüntetjük fel! Ezeket rendezzük sorrendbe, és mindig a legfontosabb - a legközelebbi határidővel rendelkező, a legösszetettebb vagy a legtöbb időt igénylő - munkákkal kezdjük a napot! Ha időközben bejön más feladat is, próbáljuk felmérni, hogy mennyire fontos: ha azonnali elvégzést igényel, cseréljük ki az aznapi listán egy kevésbé fontos teendővel; ha pedig ráér, akkor egy másik napi listára írjuk fel!

Ha már egy ideje próbálkozunk a teendő-lista írásával, de mégsem érzünk előrelépést, nézzük át, hogy eddig milyen szempontok szerint állítottuk össze a napi munkarendünket! Egy napra maximum 3 azonnal elvégzendő feladatot érdemes bevállalni, és csak akkor kezdjünk bele másba, ha ezeket kipipáltuk! 

Ha pedig sokszor zárjuk a napot úgy, hogy egy tételt sem tudtunk kipipálni a listánkon, talán jobb, ha kisebb lépésekben gondolkodunk ezután. Szedjük részfeladatokra a nagyobb projekteket, és haladjunk sorban! Ezek a részsikerek ugyanis segíthetnek fenntartani a lendületet, és jobban látjuk az adott megbízáson belüli haladást is.

Segíthet még, ha nem a munkanap elejére, hanem a nap végére időzítjük a lista megírását. Így talán nem kezdjük rögtön stresszesen a munkánkat. Sokakat fogva tart ugyanis az a félelem, hogy valamit elfelejtenek másnap, így a pihentető alvás helyett csak egy éjjeli hánykolódásból állnak az éjszakák. Ha viszont a munkanap végén átgondoljuk, hogy a mai listáról miket kell átvinnünk holnapra, és mivel kell kezdenünk a reggelt, talán nyugodtabban megyünk haza, valóban magunk mögött hagyva a munkát, ha csak kis időre is.

Egy egyszerű trükk, amivel jobban alszol
Ha elalvás előtt leírod a másnapi teendőidet, máris hamarabb alszol el egy új kutatás szerint.

Túl sok az inger?

A mai felgyorsult világban természetes, ha nem szeretnénk lemaradni a történésekről. A baj inkább azzal van, hogy elvárjuk magunktól, hogy akkor is fókuszáltan dolgozzunk, ha közben körbevesszük magunkat zavaró tényezőkkel.

A folyamatos pittyegés, telefonálgatás, csetelés könnyen eltereli a gondolatunkat, és sokkal nehezebb újra ráhangolódni a teendőinkre, mint gondolnánk. Érdemes tehát bizonyos korlátokat felállítani a magánéletünknek és a csalogató közösségi oldalaknak a munkaidőnk alatt. Ebben számos applikáció a segítségünkre lehet, amelyekről itt írtunk bővebben.

Az is előfordulhat viszont, hogy a munkánk részeként rengeteg e-mailre kell válaszolnunk, és mindig kizökkenünk, amikor halljuk az értesítést, hogy új levelünk érkezett. Ezt nyilván nem tudjuk teljesen kizárni, viszont hasznos lehet, ha betervezünk a munkaidőnkbe 1-2 órát, amikor csak ezzel foglalkozunk. Mondjuk iktassunk be délelőttre és délutánra is fél-egy órát a levelezésre, és ezen kívül csak akkor frissítgessük percenként az e-mailfiókunkat, ha valóban fontos üzenetet várunk!

Baj van a koncentrációval? Segítünk!
Nehéz lehet a folyamatos összpontosítás fenntartása, de a jól végzett munkához csaknem elengedhetetlen. Még az igazi szenvedélyt is megtörheti az a tengernyi zavaró tényező, ami manapság körülvesz bennünket: a közösségi média, kétségeink, és megannyi feladat, amiket párhuzamosan kell észben tartanunk. Mutatjuk, mit tehetünk!

Cikksorozatunk következő részében a dolgozók legnagyobb mumusával, a kiégéssel foglalkozunk. Addig is sikeres álláskeresést és hatékony munkát kívánunk mindenkinek!

Olvasd el a sorozat korábbi cikkeit is!

Új állás után keresgélünk? Ezekre figyeljünk!

Egy jó önéletrajzzal borítékolható a siker

Mennyi pénzt kérjünk a munkánkért?

Egy jó motivációs levéllel megfoghatjuk álmaink állását

Hozzuk ki magunkból a maximumot az állásinterjú során!

Fura kérdésre fura válasz - abszurd helyzetek az állásinterjún

Rosszul sikerült az állásinterjú? Ne csüggedjünk!

Minden kezdet nehéz - tippek az új munkahelyünkhöz

Mi kell ahhoz, hogy megkapjuk álmaink állását?

Elismerésre, jó fizetésre és közeli munkahelyre vágyunk

Megszoksz vagy megszöksz - jelek, hogy ideje munkahelyet váltani

Könnymentes búcsú a múltunktól - hogyan mondjuk fel?

Kirúgtak, hogyan tovább? - Túlélő tippek a nehéz helyzetre

Otthoni munkavégzés - lehetőség vagy csapda?

Ezt olvasta már?

Kevés van belőlük, és egymástól lopkodják »